房产财务管理定盈亏

租赁是一门生意，既然是生意，就有投资本钱、经营费用，也有亏损风险。我没有听说过生意是不需要账目或会计管理和记录的，绝大部分生意都是为了盈利而经营，因此账目记录与财务规划是租赁生意的重要一环。很多房东都忽略了费用与开销，只以为租金是收入，也就等于盈利。事实上，很多人征收了租金还亏损经营，还是懵然不知，这只怪他没有理账的经验。这篇我想让精明的“房东博士”们分享如何制定财务管理制度与维持账目清楚！

健全记录制度
房东必须认真看待租赁这门生意，既然是生意就必须有一套完整的管理记录。
若是私人投资，房东可在家里的某一角落或书房设立办事处，当中必备电脑、文件储存柜、桌椅、打印机等设备。
若有多项产业出租，可当成生意或专业投资处理，则应以公司形式进行，正式开设办公室并雇人负责账目和管理记录事宜。

利于生意发展
最后，您必须发展或拟定一套管理记录和文件系统的制度、设计或购买标准的文件、表格，以便与租户交涉。如此一来，整个租赁生意就有一套完整程序和记录制度，不会错漏任何环节，更利于生意发展。只靠记忆力经营租赁生意，难免会出现纰漏，造成不必要的损失。

租户与管理记录
当您与租户发生问题时，文件与记录将是最好的助手或证据。所有记录，包括房子状况的录像或照片，以前到现在所有租户的资料以及每一分钱的收入、每一项开销，也都应该收集与记录下来。

这些记录可分成3项，即租户资料保存、维修与修葺记录及财务记录。

租户资料保存
即使租户是朋友，还是有必要收集和保存他的个人资料以及他所签署的一切文件与公文来往。所有的租户申请书也要分类存档，也包括被拒绝的申请书，有关资料有助了解客户群背景，方便拟定适当的市场策略招租，也可按照预定租户群的需要，适度装潢与设计家具。在租赁期间与租户签署的文件、合约、迁入清单、收条等等必须分类存档，这些文件都有法律地位与效力，不可遗失。
另外，一切来往书信，通告、警告信、投诉信、保险证书等文件，也须分门别类。

维修与修葺记录
修理记录与单据的管理相关重要，除了必须用在税务与财务上的文书记录外，也能用在与租户发生任何争执或诉讼问题上。制度化处理有关文件能让房东在收入上更加有效益，也能减轻产业管理的工作。
一般的维修都有周期性，承包商也会给予保用期限，房东对于自己的产业必须了如指掌，以避免不必要的开销或误解，并可编订下一次的维修日期。除了维修记录与单据管理外，房东也必须要求租户每次提出维修服务时提交一分书面要求。房东可预先设计“维修要求表格”，方便租户填写提呈，更可记录有关的修理工作费用是由房东或租户负责。
这可避免因为租户的疏忽，导致房屋结构或装饰损坏或失修时推卸责任、拒绝赔偿或在迁出前拒绝修理有关损坏。

财务记录
任何一门生意，财务管理决定了成败以及亏盈多寡，房东不需要是会计师，但至少要懂得基本会计知识。

财务记录可分为以下3类：
1. 收入记录
清楚记录接收租金的日期，以掌握租户的缴租习惯；若有拖租现象，可用以计算惩罚性利息或方便用作将来发出催租与警告信的根据。建议房东影印并记录支票资料，若租户以现金缴租则必须以单据为证，记录缴租日期、时间、数额，并由双方签名为证。

2. 开支与开销
房东必须记录所有支出，方便辨识开销的性质与用途，一般开销包括管理费、维修与保养费、购置家具与电器、保险费、水电、租约费、广告费、经纪费、折旧等等。
有关费用必须以分类账（LEDGER）记录，方便财务管理与开销的平衡，了解这项租赁生意的财务状况，也能算出净利，用以调整租金准绳。
相关文件包括发票、收据、货单等，必须保留以对证开销、用以呈报税务等。

3. 流动资金
从以上的收入与开支加上征收或缴付的保证金，就可算出这项生意的流动资金状况，一些房东则将房屋贷款利息概括在内，则可算出剩余的净利。

了解您的流动资金状况有助作出投资决策，若该项产业造成流动资金紧缩，便是不太理想，可考虑出售，若流动资金充裕，则可考虑继续投资其他有潜能的产业。
●转载自郑水兴著作“房东博士”
http://www.nanyang.com/node/374258?tid=686